Андрей Смирнов
Время чтения: ~11 мин.
Просмотров: 1

Как отправить документ Word по электронной почте, нюансы и советы

kak-otpravit-fajl-ili-dokument-vk.png

Что мы делаем? В первую очередь заходим в «Мои настройки» и во вкладке «Общее» ставим галочку рядом с пунктом «Документы», что бы он отображался в меню.

<center>kak-otpravit-fajl-ili-dokument-vk1.png</center>

Смотрим в меню и видим тот самый пункт «Документы»:

<center>kak-otpravit-fajl-ili-dokument-vk2.png</center>

Нажимаем на него.

Здесь уже может быть список ваших документов, которые вы загрузили или сохранили из ВКонтакте. Что бы добавить документ, нажмите на одноименную кнопку:

<center>kak-otpravit-fajl-ili-dokument-vk3.png</center>

Появится окошко. В нем вы увидите ограничения по размеру файла и список поддерживаемых файлов, включая doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, rtf, pdf, png, jpg, gif, psd, djvu, fb2, ps и т.д. Нажмите на кнопку «Выбрать файл».

<center>kak-otpravit-fajl-ili-dokument-vk4.png</center>

Выберите файл на компьютере и загрузите его. После загрузки выберите его тип (личный, учебный, книга, другой), поставьте метки при необходимости и нажмите «Сохранить».

<center>kak-otpravit-fajl-ili-dokument-vk5.png</center>

Файл загружен.

<center>kak-otpravit-fajl-ili-dokument-vk6.png</center>

Теперь пишем сообщение другу. Затем нажимаем на кнопку «Прикрепить» и выбираем пункт «Документ».

<center>kak-otpravit-fajl-ili-dokument-vk7.png</center>

Необходимо выбрать файл, который уже имеется в вашем списке документов.

<center>kak-otpravit-fajl-ili-dokument-vk8.png</center>

Как видите, он прикрепился к сообщению.

<center>kak-otpravit-fajl-ili-dokument-vk9.png</center>

Отправляете сообщение. Вот как его видит пользователь:

<center>kak-otpravit-fajl-ili-dokument-vk10.png</center>

Файл будет загружен при нажатии на ссылку.

Если в состав установленной на компьютере версии Microsoft Office входит Outlook и он используется по умолчанию для отправки почты, вы можете отправлять документы в виде вложений. Кроме того, файлы Excel, Publisher или Word можно отправлять непосредственно в тексте сообщения.

Если Outlook не является стандартным почтовым приложением, потребуется сделать его таковым, чтобы использовать эту функцию. Дополнительные сведения см. в статье Выбор Outlook в качестве программы по умолчанию для работы с электронной почтой, контактами и календарем. 

Office 2013 или 2016Office 2010

Отправка в виде вложения

Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word

  1. Выберите Файл > Общий доступ > Электронная почта, а затем — один из указанных ниже параметров.

    • Отправить как вложение.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в исходном формате.

    • Отправить как PDF.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.

    • Отправить как XPS.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате XPS.

    • Отправить как факс через Интернет.    Откроется веб-страница со списком поставщиков услуг, которые позволяют отправлять факсы через Интернет.

      Примечание:  Конкретный набор доступных параметров будет варьироваться в зависимости от используемого приложения Office.

  2. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

OneNote

  1. Выберите Файл > Отправить, а затем — один из указанных ниже параметров.

    • Отправить как вложение    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенными копией файла в исходном формате и копией файла в формате веб-страницы.

    • Отправить как PDF.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.

  2. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Отправка в тексте сообщения электронной почты

В приложениях Excel, Publisher и Word можно отправлять файлы непосредственно в тексте сообщения электронной почты (а не в виде вложения). Для этого необходимо добавить на панель быстрого доступа команду Отправить получателю. Сведения о добавлении команд на панель быстрого доступа см. в статье Настройка панели быстрого доступа.

  1. Откройте файл, который вы хотите отправить.

  2. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Отправить получателю, чтобы открыть сообщение электронной почты. Файл будет помещен в текст сообщения.

  3. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Отправка в виде вложения

Приведенные ниже инструкции относятся к приложениям Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Сохранить и отправить.

  3. Выберите вариант Отправить по электронной почте, после чего выберите один из следующих параметров:

    • Отправить как вложение.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в исходном формате.

    • Отправить как PDF.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.

    • Отправить как XPS.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате XPS.

      Примечание: В приложении Project 2010 форматы PDF и XPS недоступны.

  4. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Ниже приведены инструкции для приложения OneNote 2010.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Отправить и выберите один из указанных ниже параметров.

    • Отправить страницу по электронной почте как вложение.    Откроется окно сообщения электронной почты с вложенными копией файла в исходном формате и копией файла в формате веб-страницы.

    • Страница электронной почты в формате PDF   Открытие сообщения электронной почты с копией файла в.PDF-файлФормат присоединен.

  3. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Отправка в тексте сообщения электронной почты

В приложениях Excel, Publisher и Word можно отправлять файлы непосредственно в тексте сообщения электронной почты (а не в виде вложения). Для этого необходимо добавить на панель быстрого доступа команду Отправить получателю. Сведения о добавлении команд на панель быстрого доступа см. в статье Настройка панели быстрого доступа.

Чтобы отправить файл в тексте сообщения электронной почты, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте файл, который вы хотите отправить.

  2. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Отправить получателю632745ce-ac4d-4106-8b01-9b4af7df82a6.jpg , чтобы открыть сообщение электронной почты. Файл будет помещен в текст сообщения.

  3. Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.

Дополнительные сведения

Вложение файлов и вставка изображений в сообщения электронной почты в Outlook

Уменьшение размера рисунков и вложений

Просмотр, открытие и сохранение вложений

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Здравствуйте, уважаемые читатели. С развитием интернет и сетевых технологий, все меньше документов отправляются на печать. Куда удобнее отправить файл Word по Email своему руководителю, заказчику, коллеге. Только не все знают, что перед отправкой нужно обязательно настроить и проверить файл. Зачем? Сейчас расскажу, усаживайтесь поудобнее!

Настройка общей читаемости файла

Когда адресат получит Ваш документ, он может изучать его с экрана, либо распечатать на бумаге. Кому как удобнее. Потому, рекомендую подготовить файл к обоим процедурам. Вообще, любой документ, будь то файл Word, Excel, или, например, отчет Access всегда должен быть готов к печати. Это должно стать Вашим правилом.

Начнем с подготовки к печати, в рамках которой делается много настроек общего характера. Вы улучшите внешний вид проекта и устраните многие недочеты, которые способны испортить впечатления от изучения материалов.

От Вас потребуется (при необходимости) 10 простых шагов:

  1. Установить размер листа
  2. Выбрать ориентацию листа
  3. Пронумеровать строки
  4. Расположить текст в колонках
  5. Настроить поля
  6. Вставить колонтитулы
  7. Оформить абзацы
  8. Организовать переносы слов
  9. Проверить отсутствие «висячих» строк
  10. Вставить разрывы строк и разделов

Как всё это делается, я уже рассказывал раньше. Если Вы не читали ту статью, вот ссылка на нее.

Проверка личных данных

При работе в Word, программа сохраняет различные вспомогательные данные. Большинство из них можно считать конфиденциальными. Это удобно для совместной работы над документом в структурированной организации. Пользователи видят кто автор проекта, когда он создан и изменен, какой организации принадлежит и др.

Однако, распространение этой информации сторонним лицам нежелательно. Поэтому, нужно внимательно контролировать, кому и какие личные данные Вы передаете вместе с документом Ворд.

Чтобы проверить, какая дополнительная информация указана в документе, нажмите на ленте Файл. Откроется представление Backstage, в правой части которого будут указаны некоторые свойства. Чтобы открыть их полный перечень, нажмите Показать все свойства.

konfid-informaciya-300x156.jpg

Посмотрите, как много об авторе могут узнать люди. Всегда ли это нужно? Уверен, что нет. Кроме того, документ может хранить информацию об исправлениях, комментариях, скрытый контент и др. В большинстве случаев, эти данные нужно очистить. Как это сделать? В программе есть удобное и быстрое средство очистки личных данных.

inspektor-dokumentov-300x270.jpg

Перейдите на ленте: Файл – Поиск проблем – Инспектор документов. В открывшемся окне установите все галки и нажмите Проверить.

После проверки откроется окно со списком данных. Перечень будет разбит по типам. Там, где найдены личные – появится восклицательный знак и кнопка «Удалить все». Смотрите по списку что именно программа предлагает удалить и нажимайте на кнопку. Я обычно удаляю всё, кроме колонтитулов.

rezultat_inspektora-300x270.jpg

Когда почистите таким образом все личные данные, на всякий случай повторите проверку.

Проверка совместимости версий программы

Вы знаете, что существует несколько версий пакета Microsoft Office, которые выходили поочередно. Office 2003, XP, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019… С каждой версией вводились новые инструменты, функционал. Например, Вы вставили на лист схему SmartArt, которая впервые появилась в Office 2007. Очевидно, что пользователь с XP не сможет корректно ее просмотреть (или изменить).

Проверка совместимости существует как раз для выявления подобных казусов. Нажмите Файл – Поиск проблем – Проверка совместимости. Появится меню, в котором будут детально описаны все проблемы с совместимостью. Какие-то из них можно исправить, а с каким-то придется смириться.

proverka-sovmestimosti-300x270.jpg

Проверка доступности материалов

В мире стараются всячески социализировать людей с ограниченными физическими возможностями. Свою лепту в это вносит и компания Майкрософт. Для этого они встраивают анализаторы доступности содержимого в свои программы. Если есть хоть малейшая вероятность того, что документ Word будут просматривать люди с нарушениями зрения или слуха, обязательно воспользуйтесь анализатором и следуйте его рекомендациям.

Что он проверяет? Компания разработала для своих программ средство чтения с экрана с помощью голосового диктора. Анализатор проверит, насколько документ подготовлен к этому процессу. Кроме того, будет выполнена проверка адаптации контента для людей с нарушениями слуха и речи.

proverka-chitaemosti-300x170.jpg

Для проверки нажмите Файл – Поиск проблем – Проверка читаемости. На экране появится меню с результатами анализа. Если будут выявлены ошибки или рекомендации, они отобразятся в меню. Кликайте мышью на объектах в этом списке, чтобы посмотреть рекомендации по устранению.

Исправьте всё, что получится, это позволит особенным читателям испытывать минимум неудобств.

Пометить документ Word, как окончательный

Когда все работы над документом закончены, рассылается окончательная редакция, можно сообщить об этом своим читателям. Для этого нажмите Файл – Защита документа – Пометить как окончательный.

okonchatelniy-document-300x78.jpg

При открытии такого файла, пользователь не сможет сразу вносить изменения. Появится желтое информационное поле с надписью «Помечен как окончательный». Читатель не сможет изменять текст, лента будет скрыта. Однако, этот инструмент всего лишь сообщает, что редакция текста окончательная, не более того.

Если пользователь нажмет Все равно редактировать в информационном поле, статус «окончательный» будет удален. Содержимое снова можно будет изменять, удалять, добавлять. Так что, инструмент используется только для осведомления, но никак не защищает информацию от редактирования. Хотя, часто и этого достаточно.

Отправка документа Word

Вы подготовили файл к отправке, осталось только разослать его по e-mail. Приступаем:

Если на Вашем компьютере настроен Microsoft Outlook (а я рекомендую его настроить), добавьте кнопку Отправить по электронной почте на панель быстрого доступа. Как добавить команду на панель быстрого доступа, я описывал вот в этой статье. Сохраните файл и нажмите кнопку отправки. Откроется окно создания письма, с вложенным файлом Ворд. Добавляйте адресатов, указывайте тему письма и отправляйте.

Еще один способ отправить документ с помощью Outlook. Нажмите Файл — Общий доступ — Отправить по электронной почте.

send-on-email-300x160.jpg

В открывшемся окне выберите один из вариантов отправки:

  • Отправить как вложение — создает в Outlook новое письмо и добавляет в него вложением текущий файл
  • Отправить ссылку — рассылает адресатам ссылку на документ, находящийся в общем доступе
  • Отправить как PDF — преобразует файл в формат PDF и создает с этим вложением новое письмо Outlook. Полезно, когда нужно защитить файл от изменений
  • Отправить как XPS — отправка в еще одном защищенном формате файла (XPS). Для его просмотра, как и для PDF, может понадобиться специальное программное обеспечение
  • Отправить факс через интернет — отправка не по Email, а как факс. Для работы этой услуги нужно подключение специальных сервисов. Описывать их не планирую, так как факсимильная связь устаревает. А вы как считаете, нужно ли описать настройку факса в Word? Напишите в комментариях.

Если Outlook нет, сохраните файл и отправьте его с помощью другого почтового клиента или сервиса. Файлы Word отправляют так же само, как и другие файлы. Так делают большинство пользователей Ворда, но я предпочитаю и рекомендую использовать именно Outlook. Почему? Читайте статьи про эту программу и всё поймете сами. Они появятся на моем блоге уже скоро.

Друзья, это всё про отправку документа Word электронной почтой. Главное – перед отправкой позаботьтесь о своих читателях и почистите личные данные.

Следующий пост будет о выводе документа на печать. Вы догадываетесь, что там тоже есть свои тонкости. С одной стороны, всё просто, с другой – некоторые моменты требуют внимательного отношения. Так что, не поленитесь, прочтите его и будьте уверены в том, что всё делаете правильно. До встречи!

Используемые источники:

  • http://vkhelpnik.com/kak-otpravit-fajl-ili-dokument-vk/
  • https://support.office.com/ru-ru/article/отправка-документа-из-microsoft-office-2754aa3a-929b-4dc6-b400-28fbf91c0d77
  • https://officelegko.com/2018/03/23/kak-otpravit-dokument-word-po-elektronnoy-pochte-nyuansyi-i-sovetyi/

Рейтинг автора
5
Подборку подготовил
Андрей Ульянов
Наш эксперт
Написано статей
168
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации